EPNadmin - Outil de gestion d'espaces publics numériques

Widget calendrier des prochaines sessions

Loïc — 2011-10-24T15:43:13Z

Comment mettre en œuvre le widget de calendrier des prochaines session dans une page web.

Widget en javascript

Si dans un site web, par exemple celui de l'organisation qui porte l'espace multimédia, on souhaite reprendre de manière dynamique le calendrier des prochaines sessions, on peut utiliser le widget en javascript prévu à cet effet.

Le code à introduire dans sa page web sera :

Les conditions sont les suivantes :
– les sessions sont réservées (par en pré-réservation ou annuées)
– les sessions sont du jour ou dans le futur (pas dans le passé)
– les 10 prochaines, pas plus

On peut filtrer avec les paramètres suivants :
– in_id=
– st_id=

Ces paramètres sont à saisir à la suite de l'url. Par exemple, si je ne veux que les prochaines session de l'atelier numéro 12 dans l'espace multimédia numéro 5 :

Le code résultant est une liste au format html avec encodage UTF-8.

Planification d'ateliers (sessions)

Loïc — 2006-07-09T21:56:50Z

Les sessions (ou programmation d'ateliers) permettent de plannifier les activités collectives dans un salle. Les sessions peuvent être ou non ouvertes aux usagers, être en liaison avec un atelier modèle (initiation) ou non.

Documentation - Documentation - Utilisation courante

Pour que les usagers puissent s'inscrire aux ateliers proposés il faut les planifier. Différente étape sont possibles pour planifier un atelier :
– taper l'url http://serveur/epnadmin/sessions.php?op=add
– via le menu « Programme » puis « Planning des ateliers »

Menu sessions

cliquer, dans le menu contextuel, sur le lien « Planifier un atelier »,
cliquer sur le planning hebdomadaire sur une horloge, , marquant l'heure de début de l'atelier à planifier

– Planification d'ateliers
– Inscription d'usagers à un atelier
– Bilan de l'atelier pour l'animateur

Planification d'ateliers

Formulaire planifier atelier 1

– Salle : (obligatoire) sélection de la salle dans une structure dans laquelle aura lieu l'atelier
– Date : (obligatoire) jour de déroulement de l'atelier
– Durée de, à : (obligatoire) début et fin de l'atelier
– Intitulé complet : (obligatoire) sélection d'un atelier existant dans la base ou saisir manuellement un intitulé

Formulaire planifier atelier 2

– L'atelier planifié est il ouvert aux usagers (par opposition aux groupes) ? : (obligatoire) choix parmi :

oui, les usagers peuvent s'inscrire ou être inscrit par un animateur à cet atelier
non, un groupe d'usager sera présent, aucune inscription en ligne n'est effectuée, et les identifiants des usagers du groupe ne sont pas connus, utile pour l'accueil de classe de maternelle au primaire

– Le nombre total d'usagers prévu : si oui à été répondu précédemment permet de limiter le nombre total d'usager pouvant s'inscrire, si non information renseigné pendant ou après l'atelier pour savoir combien d'usager ont participé.
– Structure organisatrice : (obligatoire) sélection de la structure organisant l'atelier, peut être différent de l'animateur de l'atelier

Formulaire planifier atelier 3

– Animateur, Partenaire : (optionnel) sélection de la personne qui encadrera l'atelier, un animateur ou un partenaire existant
– Statut : (obligatoire) choix parmi :

réservation demandée : l'atelier est planifié temporairement, c'est une supposition, il permet d'avoir plusieurs ateliers planifiés le même moment et de décider ensuite de celui qui sera effectif, les usagers ne peuvent s'y inscrire
réservé : l'atelier est réservé au jour et heures spécifiées, les usagers peuvent s'y inscrire
annulé : l'atelier n'est plus présent sur le planning, les usagers ne peuvent s'y inscrire, mais l'information reste présente dans la base

– Commentaire et évaluation qualitative : (optionnel) si renseigné avant l'atelier peut être considéré comme des notes pré atelier, après l'atelier les informations sont considéré comme l'évaluation qualitative libre de l'atelier

Une fois le formulaire renseigné un récapitulatif de la planification est affiché. Il est alors possible de voir l'atelier sur le planning hebdomadaire, sur cette copie d'écran l'atelier « initiation 230 » est planifiée dans la salle principale de l'EIL le mercredi 8 Mars de 09:00 à 12:00.

Planning salle

– Cliquer sur la loupe, , ou l'intitulé de l'atelier, affiche les détails de l'atelier.
– Cliquer sur la fraction sous l'intitulé, , permet en tant qu'animateur d'inscrire des usagers et de saisir le bilan post-atelier, en tant qu'usager de s'inscrire et de saisir son bilan post-atelier.

Inscription d'usagers à un atelier

Démarche à suivre pour inscrire un usager à un atelier :

afficher le planning des ateliers, via le menu « Programme » puis « Planning des ateliers », sélectionner la semaine désirée durant laquelle se déroule l'atelier souhaité par l'usager. Cliquer sur la fraction, [0/4] ou [1/9], sous l'intitulé de l'atelier, le fond peut être rouge, orange (signifie qu'il reste de la place) ou vert (l''atelier à atteint le nombre d'usager recommandé).
afficher la liste des ateliers planifiés, en cliquant via le menu « Programme » puis « Planning des ateliers », cliquer dans le menu contextuel sur le lien Atelier planifiés, cliquer sur le lien inscrit(e) de l'atelier souhaité [Inscrits 1/9]

La description de l'atelier est alors affiché, sous le tableau descriptif se trouve la liste des usagers présent dans la base EPNadmin, vous pouvez ajouter un usager en cliquant sur l'horloge de la ligne de l'usager.

Liste usagers pour inscription atelier

Il vous sera demandé de valider cette inscription :

Formulaire confirmation inscription usager atelier

Une fois l'inscription validé l'usager apparaît sous la description de l'atelier.

Formulaire inscrits atelier

Bilan de l'atelier pour l'animateur

Formulaire bilan atelier

Une fois l'atelier fini l'animateur doit renseigner :
– l'assiduité des usagers, choix parmi :

inscrit(e), choix par défaut avant l'atelier
désinscrire, désinscrire l'usager
effectué , atelier effectué, l'usager y a participé
en retard refusé(e), l'usager est arrivé en retard et a été refusé à l'atelier
absent(e), l'usager n'est pas venu(e)
problème exclu(e), l'usager a poser problème durant l'atelier et en conséquence a été exclu(e)

– les différent niveaux de satisfaction concernant l'atelier
– le champs commentaire, expression libre, sur la démarche de l'atelier

Sur certaines version, le formulaire ci-dessous vient compléter le bilan.

Formulaire bilan satisfaction atelier

Documentation - Documentation - Utilisation courante

Maintenance

Loïc — 2006-07-09T21:25:23Z

Le module maintenance permet aux utilisateurs des EPNs de gérer le suivi d'intervention technique sur l'équipement.

Documentation - Documentation - Utilisation courante

Le principe de fonctionnement est le suivant, création d'une demande, puis création de ticket ou suivi de demande. Chaque demande ou suivi génère un courriel à l'adresse spécifiée lors des réglages de l'application.

Pour y accéder :
– via l'url http://.../epnadmin/maintenance.php
– via le menu “Équipement” puis “Maintenance”

Menu maintenance

Enregistrement d'une nouvelle demande

Formulaire maintenance

– Date de demande : jour de saisie de la demande d'intervention
– Demande de : personne à l'origine de la demande, si identifié en tant qu'animateur le champs est pré sélectionné correctement
– Priorité : urgence de l'intervention
– Délai public : délai annoncé au public ou estimation initiale
– Équipement concerné : équipement concerné par l'intervention
– Description / Motif : détails sur l'intervention à réaliser ou la description du problème

Dès que la demande est enregistrée, un courriel est envoyé à l'adresse de maintenance indiquée dans les réglages, ainsi qu'à l'adresse de correspondance de la structure qui demande.

Liste des demandes et leur statut

Liste maintenance

La liste des demandes d'intervention présente le statut des demandes.
– la loupe permet de consulter le détail de la demande et des interventions déjà effectuées
– le stylo permet de modifier ou préciser la demande
– l'horloge permet de saisir une nouvelle intervention

Suivi de la demande

Une fois la demande de maintenance traitée il est possible d'en effectuer le suivi en renseignant les différentes interventions, une intervention doit être au moins renseigné pour clôturé la procédure.

Formulaire intervention maintenance

– Animateur : identifiant de la personne ajoutant une intervention
– Date : date d'ajout de l'intervention
– Temps passé : durée de l'intervention au format HH:MM soit 1heure = 01:00
– Description de l'intervention : détails de l'intervention
– Mode : comment l'intervention à été prise en compte.
note : placebo signifie que la demande de maintenance était inutile, par exemple il n'y avait pas de problème.
– Résultat : « clôturé » si la maintenance demandée est finie, « en cours » si la demande maintenance n'est pas encore réglée.

Lorsque l'intervention clos l'incident, un courriel est envoyé à l'adresse de maintenance indiquée dans les réglages, ainsi qu'à l'adresse de correspondance de la structure qui demande.

Documentation - Documentation - Utilisation courante

Réservation de postes en accès individuels

Loïc — 2006-07-09T19:12:25Z

Les usagers peuvent accéder aux postes des espaces de manières individuels pour leur propre besoin, recherche sur internet, chat...

Documentation - Documentation - Utilisation courante

– Pour effectuer une réservation en tant qu'usager :
via menu « Mes activités » puis « Ordinateurs »,

Menu réserver poste usager

puis cliquer sur le lien « Programmer » dans le menu contextuel,

– Pour effectuer une réservation en tant qu'animateur ou directeur :
via menu « Equipement » puis « Réservations »,

Menu réserver poste animateur/directeur

Dans les deux cas, usager ou non usager, vous arrivez sur une page composé d'un formulaire de recherche, ou critères de sélection, et des résultats de la recherche.

Critères de sélection :

Formulaire de sélection de poste avant réservation

– dans quelle structure doit être effectué la recherche
– quel jour, des liens permettent d'accèder directement à la précédente ou prochaine journée ouverte à l'accès individuels
– le type d'usage souhaité, (optionnel)
– le type de poste (optionnel) pour 1 ou 2 usager

Résultats de la recherche :

Planning disponibilité postes pour réservation

Après validation des critères de sélection, un planning affiche les postes disponible en accès individuels.
Pour réserver cliquer sur l'horloge correspondant au créneau horaire et au poste souhaité.

Formulaire réservation de poste

Liste des usagers pour réservation de poste

Un écran récapitule le poste, le jour et le début du créneau horaire sélectionné. Pour les usagers il est possible que le créneau horaire soit fixe, selon les réglages de l'application.
Il faut renseigner les usages souhaités durant l'accès individuels.
Si la réservation est effectuée par un directeur ou un animateur, il faut préciser quel usager réserve. Il est possible de le faire en indiquant le numéro d'identifiant unique de l'usager ou son code à barres. Le numéro unique peut êtr retrouvé dans la liste en dessous du formulaire. Après sélection, il suffit de cliquer sur l'horloge (colonne U1) sur la même ligne que l'usager.
Si le poste est ouvert à deux usagers, un champs supplémentaire s'affiche. L'usager qui effectue la réseravtion indiquera l'identifiant de la personne qui l'accompagnera. Le directeur ou l'animateur opéreront de la même manière que pour l'usager principal en utilisant l'horloge de la colonne U2.

Après confirmation de la réservation un écran présente la réservation effectuée.

Récapitulatif réservation de poste

Il rappelle le poste, le jour, le créneau horaire, les usages souhaités et le statut de la réservation, (impromptu si effectué dans l'heure qui précède le début sinon le statut est réservé).

Il est possible d'annuler la réservation pour tous les utilisateurs, ou de préciser, pour les non usagers que l'usager n'est pas venu et sans prévenir, au poste réservé.

Documentation - Documentation - Utilisation courante

Usagers

Loïc — 2006-07-09T18:40:34Z

Utilisateur central d'EPNadmin, c'est lui qui bénéficie des accès individuels et ateliers. EPNadmin lui permet de faire le suivi de ses compétences, usages maîtrisés et son profil en général. L'usager peut lui même accéder à EPNadmin via ses identifiants mais peut également demander assistance à un animateur.

Documentation - Documentation - Utilisation courante

On accède à la gestion des usagers par :
– l'url http://.../epnadmin/users.php
– le menu "Comptes" puis "Usagers"

Menu comptes usagers

En principe, seuls les animateurs et directeurs peuvent gérer les comptes des usagers. Suivant les réglages, ceux-ci peuvent être limités seulement aux usagers de leurs EPN ou à tous les usagers.

– Saisie d'un compte usager
– Enquêtes usagers (seulement sur certaines versions)
– Impression des cartes d'usagers

Saisie d'un nouvel usager

Pour créer un nouvel usager :
– taper l'url http://serveur/epnadmin/users.php?operation=add
– via le menu « Comptes » puis « Usagers »
Puis cliquer dans le menu contextuel sur « Ajouter un usager »,

Chaque nouvel usager créé ne peut se connecter de suite, il faut d'abord renseigner l'enquête générale pour activer son compte (voir plus bas).

Formulaire usager

– Photo : permet d'identifier l'usager avec une image, sa photo d'identité par exemple. Il faut télécharger l'image sur le serveur pour cela cliquer sur l'image, un popup apparaîtra,

Formulaire photo usager

cliquer sur « Parcourir » sélectionner l'image en local et cliquer sur « Valider », NOTE : le fichier doit être d'une taille inférieur à 32Ko.
– Prénom, Nom : (obligatoires) état civil de l'usager
– Identifiant, Mot de passe : (obligatoires) permet à l'usager de s'authentifier à EPNadmin.
– Code à barres : identifiant numérique, peut être généré automatiquement ou spécifié, cela permet de retrouver plus rapidement la fiche usager. Cette information est imprimé sur la carte usager.
– Date de naissance : (obligatoire) il est possible de ne spécifier que l'année en entrant le 1er janvier comme date.

Formulaire usagers 2

– Numéro de voie : (obligatoire) (certaines versions) identifiant de la résidence
– Adresse : (obligatoire) à choisir parmi la liste ou spécifier dans le champs libre
– Code postal, Ville : (obligatoires)
– Numéros de téléphone : saisie des numéros de téléphones
– Courriel existant : utilisable pour récupérer les identifiants de connexion
– Site web personnel ou blog : URL commençant par http://

Formulaire usagers 3

– Structure rattachée : (obligatoire) identifiant la structure d'origine de l'usager, souvent la plus proche de sa résidence ou bien celle où il s'inscrit la première fois
– Activité : (obligatoire) (seulement sur certaines versions)
– Niveau d'étude : (obligatoire) (seulement sur certaines versions)
– Observations à propos de l'usager : information libre entrée par les animateurs ou directeurs à propos de l'usager, elle n'est pas visible par l'usager , mais celui-ci peut en demander copie par courrier RAR (dispositions CNIL).
– Comment l'usager a t'il eu connaissance de l'existence des services de l'EPM : identifie la motivation de l'usager à venir à l'EPN
– Carte de l'usager : statut à choisir parmi :

Attendre : les informations nécessaire ne sont pas toutes présentent donc on attend
Prêt pour impression : tout est prêt on peut imprimer la carte
Imprimé : la carte à était imprimé
Il est possible de changer le statut après impression pour ré-imprimer la carte.

Enquêtes

Les enquêtes permettent de mieux connaître les attentes, besoins des usagers pour une ou toute les structures. Seulement sur certaines versions.

Le récapitulatif des enquêtes est visible sur la page détail d'un usager, accessible via le menu « Compte » puis « Usager », sélectionner parmi la liste un usager en cliquant sur son nom, vous pouvez alors voir la liste des enquêtes déjà saisies.

Liste enquêtes usager

Pour ajouter une nouvelle enquête cliquer sur un des liens dans le menu contextuel.

Menu contextuel enquêtes usager

Il n'est possible de renseigner qu'une seule fois par jour une enquête ; une fois saisie elle est modifiable jusqu'à la fin de la journée, après quoi on ne peut que la consulter.

Enquête générale

Cette enquête active le compte de l'usager après sa création ou sa date anniversaire de création. Ces informations évalue le niveau d'équipement et l'intérêt qu'il porte aux facilités proposés par la ville.

Formulaire enquête générale

– Motivation pour fréquenter les EPMs : pourquoi l'usager se rend il a un EPM ?
– Équipement au domicile : comment est il équiper chez lui
– Accès internet en dehors des EPN connus : accéder t'il à internet depuis d'autres endroits ?
– Fréquence d'utilisation d'internet : utilise-t-il internet fréquemment ?
– EPMs connus : quels sont les EPMs de la ville qu'il connaît ?

Imprimer les cartes d'usagers

Lorsque les fiches usagers sont entièrement renseignées, (Nom, Prénom, identifiant, Code à barres, ...) ou que le statut de la carte est à « Prêt pour l'impression » vous pouvez imprimer toutes les cartes prêtes :
– atteindre l'url http://serveur/epnadmin/cards.php
– via le menu « Comptes » puis « Usagers », ensuite cliquer dans le menu contextuel sur le lien « Imprimer les cartes de l'usager », .

Une page récapitule les cartes prêtes pour l'impression,

Impression des cartes usagers

En cliquant sur « Préparer l'impression » EPNadmin prépare une image comportant toutes les cartes prêtes pour impression.

Cartes usagers

Pour les imprimer cliquer sur l'image et imprimer la. Après impression si vous êtes satisfait du résultat cliquer sur « Confirmer l'impression correcte des cartes de l'usager », cela changera le statut des cartes pour les usagers.

Documentation - Documentation - Utilisation courante